Akses Email Pajak dengan MS Outlook 2007

Ditulis Oleh : Administrator

Pada umumnya, untuk mengunduh dan membaca pesan pada kotak pesan sesuai email account kita masing2 di DJP adalah dengan menggunakan browser web seperti Internet Explorer, Mozilla Firefox dan lain-lain dengan mengakses URL https://999-nlbcas-01. Cara demikian dirasa paling mudah karena tidak dibutuhkan konfigurasi atau instalasi software tertentu.

Namun demikian, sering ditemukan dalam kotak ‘inbox’ kita sebuah pesan yang memberitahukan bahwa kotak pesan kita telah penuh, atau sebaliknya kita tidak dapat mengirim sebuah pesan karena kotak pesan tujuan telah penuh.

Jika ini terjadi, tentu saja komunikasi menjadi terhambat, apalagi jika pesan yang kita kirim atau kita tunggu adalah pesan penting dan membutuhkan penanganan dengan segera. Tentu hal ini bisa merugikan kita. Di sisi lain, beban kerja server di kantor pusat tentu harus bekerja lebih keras, karena tidak hanya harus melayani penampilan dan perintah lain yang berhubungan dengan e-mail yang kita baca, namun juga harus menampilkan halaman web di layar browser kita.

Microsoft Office Outlook 2007

Alternatif lain untuk mengakses e-mail kita adalah penggunaan aplikasi lain seperti Microsoft Office Outlook. Aplikasi ini disarankan karena Microsoft Office Standard seharusnya telah di-install pada komputer yang kita gunakan di kantor yang tentunya aplikasi ini juga turut ter-install.

Dengan menggunakan aplikasi ini, setiap e-mail akan otomatis disimpan dalam komputer yang ktia gunakan sehingga menghindari penuhnya kapasitas penyimpanan di server kantor pusat.

Disamping itu, aplikasi ini juga menyediakan fasilitas lain yang dapat digunakan untuk menunjang kegiatan kerja kita seperti:

1. Calendar, berfungsi sebagai buku agenda untuk memambantu kita mencatat agenda kerja kita.

2. Contacts, berfungsi sebagai buku alamat yang dapat digunakan untuk menyimpan alamat email, nomor telepon dan informasi lainnya.

3. Journal, pada fitur ini, daftar hasil kerja yang dibuat dengan aplikasi Microsoft Office dapat dilihat sehingga kita tidak perlu susah mencari pada folder tempat penyimpanannya.

4.Tasks, Berfungsi sebagai pengingat atau alarm. Hal penting dapat dicatat di sini sebagai pengingat kita untuk hal-hal tertentu.

RSS Feeds, Beberapa website seperti media JOGJA dan website Kanwil DJP Jabar I menyediakan fasilitas RSS dimana kita dapat membaca berita tanpa perlu mengunjungi website tersebut. Fitur RSS Feeds pada aplikasi Outlook 2007 dapat digunakan juga untuk mengakses berita seperti yang telah disebutkan.

Konfigurasi MS Outlook 2007

Berikut dijelaskan langkah-langkah untuk mengkonfigurasi MS Outlook 2007 agar dapat mengakses email kita:

1. Klik pada menu Tools -> Account Setting
2. Pada jendela yang terbuka, pilih tab E-mail. Klik New
Jendela baru akan kembali ditampilkan. Pilih opsi pertama Microsoft Exchange, POP3, IMAP or HTTP -> Next
3. Kosongkan form dan centang pada opsi Manually configure server setting or additional server types
4. Klik Next
5. Pilih Internet E-mail -> Next

Isikan sesuai form yang tampil dengan informasi sebagai berikut:
Your name : nama Anda
E-mail address : Alamat e-mail. Contoh: Sopowae@pajak.go.id
Account Type: POP3
Incoming mail server: 10.254.28.123 (bisa juga pakai : 999-mailcas-01)
Outgoing mail server: 10.254.28.57 (bisa juga pakai : 999-mailht-01)
Username : intranet\NIP (NIP = Isi dengan NIP pegawai)
Password : password Anda
Centang pada opsi Remember password
Klik pada tombol More Setting
Pada jendela yang tampil, klik tab Outgoing server
Centang pada opsi My Outgoing server (SMTP) requires authentication
Centang pada opsi Use same setting as my incoming mail server
Klik tab Advanced
Isikan 110 pada Incoming server (POP3), 587 pada Outgoing server (SMTP) dan pilih TLS pada opsi Use the following type of encrypted connection
Tekan OK.

Kembali pada jendela sebelumnya, klik tombol Test Account Setting. Perhatikan proses yang berjalan. Apabila telah selesai berarti aplikasi telah dikonfigurasi dengan benar dan dapat digunakan.

Klik Next -> Finish

Tambahan dari Ical:

Bila sudah berhasil, agar email yang masuk ke emaildjp dapat tersimpan ke MS Outlook, klik aja “Send/Receive” pada menu yang terdapat paling atas.

Atau kalo mau otomatis email yang ada di emaildjp masuk ke MS Outlook ikuti panduan ini:

  1. Klik Tools.
  2. Kemudian Klik Options.
  3. Klik Tab “Mail Setup”
  4. Klik “Send/Receive”
  5. Kalo sudah masuk “Send/Receive”, kacih centang pada “schedule an automatic send/receive every”
  6. Kemudian pilih waktunya, terserah apa mau 1 menit, 2 menit, atau yang lain.
  7. Klik Close
  8. Klik OK

Kekurangan Penggunaan MS Outlook 2007


    Disamping keuntungan dalam mengakses e-mail seperti yang telah dijelaskan, penggunaan aplikasi ini juga memiliki kekurangan sebagai berikut:
    E-mail yang telah diunduh oleh aplikasi tidak dapat dilihat pada akses langsung menggunakan browser. Kecuali dalam konfigurasi dipilih untuk tidak menghapus email pada server. Namun jika opsi ini dipilih, penggunaan aplikasi ini tentunya akan percuma.

    Keamanan kurang jika komputer yang digunakan adalah komputer yang digunakan oleh banyak orang. Dalam hal ini, keamanan dapat sedikit ditingkatkan dengan mengatur akses data account.

    Artikel asli dapat dibaca di
    http://10.23.254.215/web/

    About these ads